e-Döviz, döviz alım ve satım işlemlerinde düzenlenen belgelerin elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi ve saklanmasıdır. Bu uygulamanın asıl muhatabı, döviz alım satımı yapmaya yetkili kuruluşlardır. Ancak pratikte bu sayfaya ulaşan firmaların önemli bir kısmı yetkili müessese değil; ihracat yapan, yurt dışından mal alan ya da yurt içinde dövizli sözleşmeyle çalışan işletmeler. İki grubun ihtiyacı birbirinden farklı olduğu için, konuyu baştan doğru ayırmak gerekiyor.
Konya’nın dış ticaret hacmi yıllar içinde belirgin şekilde büyüdü. Tarım makineleri, otomotiv yan sanayi, ayakkabı, gıda ve döküm alanında üretim yapan firmalar Orta Doğu, Afrika ve Avrupa pazarlarına satış yapıyor. Organize sanayideki birçok işletme artık ihracat faturası düzenliyor, dövizli tahsilat yapıyor ve kur farkı hesaplıyor. Bu firmalar için asıl konu döviz işlem belgesi değil, dövizli belge akışının doğru kurulmasıdır.
Kimler e-Döviz belgesi düzenler?
Döviz alım belgesi ve döviz satım belgesi düzenleme yükümlülüğü, döviz işlemleri konusunda yetkili kuruluşlara aittir. Yani bir döviz bürosu veya yetkili müessese, yaptığı her alım satım işlemi için bu belgeleri düzenler. Bu belgelerin elektronik ortama taşınması, yüksek işlem hacminde arşiv ve kontrol yükünü ciddi ölçüde azaltır. Gün sonu mutabakatı, işlem dökümü çıkarma ve denetimde belge ibrazı çok daha hızlı hale gelir.
Buna karşılık, dövizle çalışan sıradan bir ticari işletmenin e-Döviz belgesi düzenleme yükümlülüğü bulunmaz. Bu ayrımı özellikle vurguluyoruz, çünkü zaman zaman “dövizle iş yapıyoruz, o zaman e-Döviz almalıyız” düşüncesiyle gereksiz modül talebi geliyor. İhtiyacınızı olduğundan büyük göstermek bizim işimiz değil; doğru belgeyi kurmak.
Dövizli işlem yapan firmaların gerçek ihtiyacı
İhracat yapan veya dövizli tahsilat alan bir işletmede belge tarafında şu başlıklar öne çıkar:
- Döviz cinsinden e-Fatura düzenleyebilmek ve faturada kur bilgisinin doğru görünmesini sağlamak
- İhracat faturalarının gümrük süreçleriyle uyumlu şekilde düzenlenmesi ve ilgili belge tipinin doğru seçilmesi
- Tahsilat ile fatura tarihi arasındaki kur farkının faturalanması ve muhasebeye doğru yansıtılması
- Nihai tüketiciye yapılan dövizli satışlardae-Arşiv Fatura tarafının yapılandırılması
- Kur kaynağının tutarlı seçilmesi ve muhasebe kaydıyla aynı veriyi kullanması
Bu başlıklar teknik görünse de sonuçları çok somuttur. Kur kaynağı tutarsız seçilmiş bir işletmede ay sonunda muhasebe ile satış arasında küçük ama sürekli farklar oluşur; bu farkları kapatmak her ay tekrar eden bir işe dönüşür. Baştan doğru tanımlanmış bir kurgu, bu tekrarı ortadan kaldırır.
Kur farkı: en çok gözden kaçan başlık
Dövizli satışta fatura bir tarihte kesilir, tahsilat başka bir tarihte yapılır. Aradaki kur değişimi, kur farkı faturası gerektiren bir durum oluşturur. Bunu düzenli takip etmeyen firmalar genellikle yıl sonunda toplu bir düzeltme yapmak zorunda kalıyor. Oysa şablonlar ve akış baştan tanımlandığında, kur farkı faturası rutin bir işlem haline geliyor.
Bu konuda mali müşavirinizle aynı dili konuşmak kritik. Hangi kurun kullanılacağı, kur farkının hangi hesaba yazılacağı ve faturanın hangi dönemde düzenleneceği muhasebe tarafının kararıdır. Bizim rolümüz, bu kararların yazılıma doğru yansıtılmasını sağlamak ve kullanıcıya pratik bir akış bırakmak.
Yetkili müesseseler için elektronik belge düzeni
Döviz bürosu ya da yetkili müessese olarak çalışıyorsanız işlem hacminiz gün içinde yüksek, belge sayınız fazla ve denetim hassasiyeti yüksektir. Elektronik belge düzeninin buradaki faydası çok net: gün sonu kasa ve işlem mutabakatı hızlanır, geçmiş işlem sorgusu saniyeler içinde yapılabilir, fiziki arşiv yükü ortadan kalkar ve ibraz gerektiğinde belgeler eksiksiz çıkar.
Kurulumda dikkat ettiğimiz noktalar; işlem giriş ekranının hızlı kullanıma uygun olması, döviz cinsi ve kur bilgilerinin doğru tanımlanması, yetkilendirmenin işlem yapan personele göre ayarlanması ve belge sayısına uygunkontör planlamasının yapılmasıdır.
Diğer e-belgelerle birlikte planlamak
Dövizli işlem yapan bir işletmede belge ihtiyacı genellikle tek başlıkla sınırlı kalmaz. Mal sevkiyatı varsae-İrsaliye, muhasebe defterleri elektronik tutuluyorsa e-Defter, finansal işlem belgeleri için e-Dekont gündeme gelebilir. Tüm bu parçaları tek tek satın almak yerine bire-Dönüşüm planı içinde ele almak; hangi belgenin gerçekten gerektiğini görmenizi ve bütçeyi öngörmenizi kolaylaştırır. Henüz e-Fatura tarafında değilsenizgeçiş adımlarını incelemek iyi bir başlangıç.
Meatek Yazılım yaklaşımı
E-Fatura Konya markası altındaki hizmetlerMeatek Yazılım ve Dijital Dönüşüm Hizmetleri tarafından sunulur. Dövizli işlemler, e-belge dünyasının en çok yanlış anlaşılan alanlarından biri. Bu yüzden ilk görüşmede satış yapmaya değil, ihtiyacı doğru tespit etmeye odaklanıyoruz. Yetkili müessese misiniz, ihracatçı mısınız, yoksa yurt içinde dövizli sözleşmeyle mi çalışıyorsunuz? Cevap değiştikçe önerimiz de değişiyor.
Konya’da aynı şehirde olmanın avantajıyla çalışıyoruz. Selçuklu, Meram ve Karatay’daki firmalara gerektiğinde yerinde geliyor, ilçelerdeki işletmelerle uzak bağlantı ve telefon üzerinden ilerliyoruz. Mali müşavirinizle üçlü bir görüşme yapmayı da öneriyoruz; dövizli süreçlerde bu görüşme genellikle tek başına birçok soruyu kapatıyor.
Sonraki adım
Firmanızın işlem tiplerini kısaca paylaşmanız yeterli: hangi para birimlerinde çalışıyorsunuz, ihracat var mı, tahsilat vadeleri nasıl ve şu anda hangi programı kullanıyorsunuz. Bu bilgilerle size gerçekten gereken belge setini ve maliyeti çıkarabiliyoruz. Paket seçenekleri içinfiyatlar sayfasına bakabilir, genel sorular için sıkça sorulan sorular bölümünü inceleyebilir ya da doğrudan iletişimegeçebilirsiniz.