Sıkça sorulan sorular

İlk adım, firmanızın e-Fatura zorunluluğu kapsamında olup olmadığını ve hangi belge türlerine ihtiyaç duyduğunu netleştirmektir. Ardından şirket yapınıza göre mali mühür veya e-imza temin edilir, Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapılır ve özel entegratör tarafında hesabınız tanımlanır. Bizimle çalıştığınızda bu sıralamayı sizin adınıza planlıyor, hangi adımda hangi evrakın gerektiğini önceden bildiriyoruz; böylece süreç ileri geri gidip gelmeden ilerliyor.

Genel olarak güncel vergi levhası, imza sirküleri veya imza beyannamesi, şirket yetkilisinin kimlik bilgileri ve iletişim bilgileri isteniyor. Sermaye şirketleri için mali mühür, şahıs işletmeleri için nitelikli elektronik imza (e-imza) gerekiyor. Ticaret sicil bilgilerinin ve adres kaydının güncel olması da önemli; eski adres veya devredilmiş yetkili bilgisi başvuruların en sık takıldığı noktalardan biri.

Mali mühür tüzel kişilere, yani şirketlere verilen ve şirketi temsil eden elektronik mühürdür. e-İmza ise gerçek kişiye aittir ve şahıs işletmeleri ile serbest meslek erbabı tarafından kullanılır. Limited veya anonim şirketseniz mali mühür, şahıs firmasıysanız e-imza yolunu izlersiniz. Mali mühür temini kargo ve üretim süreci nedeniyle birkaç iş günü sürebildiği için başvuruyu buradan başlatmak süreci hızlandırır.

Evrakları eksiksiz olan bir firmada geçiş genellikle birkaç iş günü içinde tamamlanır. Bu süre boyunca mevcut faturalama düzeniniz devam eder; sisteme geçiş tarihi netleştikten sonra kağıt fatura kullanımını durdurursunuz. Geçiş gününde ilk faturaları birlikte kesmeyi öneriyoruz, böylece unvan, vergi numarası ve ürün tanımı gibi alanlarda oluşabilecek hatalar ilk günden düzeltilmiş oluyor.

Zorunluluk, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın belirlediği ciro eşikleri ve sektörel kriterler üzerinden ilerliyor. Belirli bir brüt satış hasılatını aşan mükellefler kapsama giriyor; ayrıca e-ticaret yapanlar, aracı hizmet sağlayıcılar, akaryakıt istasyonları, sebze-meyve ticaretinde komisyoncu ve tüccarlar, konaklama işletmeleri gibi gruplar ciro şartından bağımsız olarak zorunlu tutulabiliyor. Eşikler yıllar içinde güncellendiği için firmanızın durumunu mali müşavirinizle birlikte teyit etmenizi öneriyoruz.

Çoğu işletme için evet. İsteğe bağlı geçiş yapan Konya firmalarının en sık dile getirdiği kazanımlar; kağıt, kartuş ve kargo maliyetinin ortadan kalkması, faturanın alıcıya aynı dakika ulaşması ve tahsilat süresinin kısalması oluyor. Ayrıca kurumsal müşteriler ve kamu kurumlarıyla çalışırken karşı taraf çoğunlukla e-Fatura talep ediyor. Arşiv tarafında da yıllar öncesine ait bir faturayı klasör karıştırmadan bulabilmek ciddi bir kolaylık sağlıyor.

En yaygın üç hata; mali mühür başvurusunun geç yapılması, vergi dairesi kayıtlarındaki adres veya yetkili bilgisinin güncel olmaması ve zorunluluk tarihinin son haftasına kadar beklenmesi. Bunlara ek olarak, şirket unvanının kısaltılarak yazılması ya da yanlış vergi numarası girilmesi başvuruların reddedilmesine yol açabiliyor. Evraklarınızı gönderilmeden önce kontrol ederek bu döngüyü baştan engellemeye çalışıyoruz.

Yaygın kullanılan ön muhasebe ve ERP yazılımlarının büyük kısmı özel entegratör bağlantısını destekliyor. Bu durumda faturalarınızı yine alıştığınız ekrandan kesersiniz, belge arka planda yasal formata dönüştürülüp iletilir. Programınız entegrasyona uygun değilse ya da yazılım kullanmıyorsanız, tarayıcı üzerinden çalışan portal yöntemiyle de fatura kesebilirsiniz. Hangisinin sizin iş hacminize daha uygun olduğunu birlikte değerlendiriyoruz.

Unvan, adres, vergi dairesi ya da yetkili değişikliklerinin hem vergi dairesi kayıtlarına hem de e-Fatura sistemine yansıtılması gerekir. Aksi hâlde kestiğiniz belgelerdeki bilgiler güncel kayıtlarla uyuşmaz ve alıcı tarafında reddedilme yaşanabilir. Bu tür bir değişiklik olduğunda bize haber vermeniz yeterli; sistem tarafındaki güncellemeyi ve gerekiyorsa yeni mali mühür sürecini birlikte yürütürüz.

Kontör, e-belge sisteminde düzenlediğiniz her belge için harcanan kullanım hakkıdır. Bir e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya e-İrsaliye kestiğinizde bakiyenizden düşülür. Peşin olarak paket hâlinde satın alınır ve kullandıkça azalır; böylece aylık sabit bir taahhüt yerine gerçek kullanımınız kadar ödeme yapmış olursunuz.

Hayır, bakiye sıfırlandığında yeni belge düzenlenemez. Bu durum genellikle en kötü zamanda, yani ay sonu kapanışında veya sevkiyat gününde ortaya çıkar ve teslimatın gecikmesine yol açar. Bakiyenizi düzenli takip etmenizi, özellikle sezonluk yoğunluk yaşayan işletmelerin yoğun dönem başlamadan önce yükleme yapmasını öneriyoruz.

Doğru paketi bulmanın en pratik yolu, geçen yıl kestiğiniz toplam fatura adedine bakmak ve üzerine büyüme payı eklemektir. Yalnızca satış faturalarını değil; e-Arşiv, e-İrsaliye, e-Müstahsil gibi kullandığınız diğer belgeleri de hesaba katmak gerekir. Büyük paketlerde birim maliyet düştüğü için, yıl içinde iki kez yükleme yapacak bir işletmenin tek seferde daha büyük paket alması çoğunlukla daha ekonomik oluyor.

Kontör paketlerinin geçerlilik süresi entegratöre ve pakete göre değişebiliyor. Genel eğilim, satın alınan kontörün belirli bir süre boyunca geçerli olması yönünde. Bu nedenle ihtiyacınızın çok üzerinde bir paket almak yerine, gerçekçi bir kullanım tahmini üzerinden ilerlemek daha doğru. Size teklif hazırlarken paketin geçerlilik koşullarını da açıkça belirtiyoruz.

Genel kural olarak düzenlenen belge için harcanan kontör iade edilmez; iptal veya iade işlemi de çoğu senaryoda ayrı bir belge gerektirdiği için ek kontör kullanır. Bu yüzden faturayı kesmeden önce alıcı bilgilerinin, tutarın ve KDV oranının kontrol edilmesi hem zaman hem maliyet açısından önemli. Sık hata yapılan alanlar için ekiplere kısa bir kontrol listesi paylaşıyoruz.

Talebiniz ve ödemeniz ulaştıktan sonra yükleme genellikle aynı iş günü içinde tamamlanır ve bakiyeniz kısa süre içinde kullanılabilir hâle gelir. Acil durumlarda, örneğin sevkiyat beklerken bakiyenin bittiğini fark ettiğinizde bizi telefonla arayarak süreci hızlandırabilirsiniz.

Kalan kontör bilgisi kullandığınız portal veya entegratör panelinde görünür. Bunun dışında, düzenli çalıştığımız işletmelerde bakiye kritik seviyeye indiğinde haber vermeye çalışıyoruz. Ay sonu kapanışı yoğun geçen firmalara, ayın son haftasına girmeden bakiyeyi kontrol etmeyi bir rutin hâline getirmelerini öneriyoruz.

Her ikisi de yasal olarak geçerli elektronik faturadır, ayrım alıcıya göre yapılır. e-Fatura yalnızca sisteme kayıtlı mükelleflere kesilir ve alıcının hesabına doğrudan düşer. e-Arşiv Fatura ise sisteme kayıtlı olmayan kurumlara ve nihai tüketicilere düzenlenir; e-posta veya bağlantı yoluyla iletilir, istenirse çıktısı verilir. Perakende satışı olan işletmelerin çoğu ikisini birlikte kullanır ve sistem, alıcının kaydına bakarak hangi belgenin kesileceğini genellikle otomatik belirler.

e-Fatura mükellefi olan her işletme, sisteme kayıtlı olmayan alıcılara keseceği faturalar için e-Arşiv kullanmak durumundadır. Bunun yanında e-Fatura mükellefi olmayan işletmeler de, vergi mükellefi olmayan kişilere yapılan ve belirli bir tutarı aşan satışlarda e-Arşiv Fatura düzenlemekle yükümlü olabiliyor. Bu tutar eşikleri zaman zaman güncellendiği için güncel sınırı teyit ederek ilerlemek gerekir.

e-İrsaliye, sevk irsaliyesinin elektronik ortamda düzenlenip iletilmesidir. Konya’da üretim, gıda, otomotiv yan sanayi ve lojistik alanında çalışan firmalar için sevkiyatın anlık takip edilebilmesi ciddi bir kolaylık sağlıyor; irsaliye kaybolmuyor, araç yola çıkmadan belge karşı tarafa ulaşıyor. Zorunluluk kapsamı e-Fatura mükellefiyeti ve sektörel kriterlere bağlı olarak belirleniyor.

e-Fatura belge tarafını, e-Defter ise kayıt tarafını ilgilendirir. e-Defter uygulamasında yevmiye defteri ve büyük defter elektronik ortamda tutulur, belirlenen dönemlerde beratları alınarak Gelir İdaresi Başkanlığı sistemine yüklenir. Uygulama doğrudan mali müşavirinizle birlikte yürütülür; bu nedenle e-Deftere geçen firmalarda muhasebecinizle koordinasyonu baştan kurmayı öneriyoruz.

Avukat, mali müşavir, doktor, mimar, mühendis ve danışman gibi serbest meslek erbabı, tahsil ettiği hizmet bedeli için serbest meslek makbuzu düzenler. e-SMM bu makbuzun elektronik hâlidir; müşteriye anında iletilebilir, stopaj ve KDV hesapları sistem üzerinde tutulur. Serbest meslek erbabı için uygulama zorunlu hâle getirilmiş durumda ve kurulumu genellikle e-imza üzerinden hızlıca tamamlanıyor.

Defter tutan bir işletme, vergiden muaf çiftçiden ürün satın aldığında müstahsil makbuzu düzenler. Konya’nın tarımsal üretim hacmi düşünüldüğünde bu belge; hububat, süt, canlı hayvan ve sebze-meyve alımı yapan işletmeler için günlük bir ihtiyaç. e-Müstahsil Makbuzu, aynı belgenin elektronik ortamda düzenlenip saklanmasını sağlar ve stopaj hesabının hatasız yapılmasını kolaylaştırır.

e-Adisyon, hizmet işletmelerinde müşteriye sunulan adisyonun elektronik ortamda düzenlenmesidir. Restoran, kafe, pastane ve benzeri işletmelerde masaya açılan hesap kayıt altına alınır, ardından ödeme sırasında fatura veya fiş ile ilişkilendirilir. Konya’da yeme-içme sektöründe çalışan işletmeler için adisyon takibinin dijitalleşmesi, hem denetim uyumu hem de gün sonu kasa kontrolü açısından kolaylık sağlıyor.

Dekont; bankalar, finans kuruluşları ve benzeri kurumların gerçekleştirdiği işlemleri belgelemek için düzenlediği evraktır. e-Dekont bu belgenin elektronik ortamda oluşturulup iletilmesini ve saklanmasını sağlar. Uygulama daha çok finans tarafında karşımıza çıksa da, ilgili işlem tiplerine sahip kurumlar için arşivleme ve raporlama yükünü belirgin biçimde azaltıyor.

Gider pusulası, vergi mükellefi olmayan kişilerden mal veya hizmet alındığında düzenlenen belgedir. Örneğin bir esnafın vergi mükellefi olmayan birinden ikinci el mal alması ya da küçük bir tamir hizmeti alması bu kapsama girer. e-Gider Pusulası aynı belgenin elektronik hâlidir; düzenlenmesi ve saklanması kolaylaşır, stopaj yükümlülüğünün takibi netleşir.

Döviz alım ve satım işlemlerinde düzenlenen belgelerin elektronik ortama taşınmasını ifade eder. Yetkili müesseseler ve döviz işlemi yapan kurumlar için işlem kayıtlarının anlık oluşturulması, mutabakat ve denetim süreçlerini hızlandırır. Bu alanda çalışıyorsanız uygulamanın kapsamını ve mevcut yazılımınızla uyumunu birlikte değerlendirebiliriz.

e-Dönüşüm, tek bir ürün değil; faturadan irsaliyeye, deftere ve makbuza kadar tüm belge süreçlerinin elektronik ortama taşınmasıdır. Doğru yaklaşım hepsini aynı anda devreye almak değil, işletmenizin en çok zaman kaybettiği yerden başlayıp adım adım ilerlemektir. Konya’daki işletmelerle genellikle e-Fatura ve e-Arşiv ile başlıyor, sevkiyat hacmi arttıkça e-İrsaliye, muhasebe tarafı olgunlaştıkça e-Defter aşamasına geçiyoruz.

Vergi mevzuatı gereği belgelerin yasal saklama süresi boyunca muhafaza edilmesi ve istendiğinde ibraz edilebilmesi gerekir. Elektronik belgelerde bu yük büyük ölçüde hafifler; belgeler entegratör tarafında saklanır ve tarih, unvan veya tutara göre saniyeler içinde bulunabilir. Yine de kendi tarafınızda düzenli yedek almanızı ve yıl sonlarında arşivinizi topluca indirmenizi öneriyoruz.

Kısa süreli kesintiler genellikle iş akışını durdurmaz; bağlantı geri geldiğinde bekleyen belgeler iletilir. Uzun süreli kesinti riskine karşı, sevkiyat ve satış yoğunluğu yüksek işletmelerde yedek bağlantı bulundurmayı öneriyoruz. Mevzuatın öngördüğü istisnai durumlar için izlenmesi gereken yol da tanımlı; böyle bir durumda ne yapmanız gerektiğini bize danışabilirsiniz.

Maliyeti belirleyen ana unsur yıllık belge adedinizdir; buna kullanacağınız belge türleri, entegrasyon mu portal mı tercih ettiğiniz ve e-Defter gibi ek hizmetler eklenir. Ayrıca ilk kurulumda mali mühür veya e-imza gibi tek seferlik kalemler olabilir. Bu değişkenler nedeniyle herkese aynı fiyatı vermek yerine, kullanım profilinizi çıkarıp size özel teklif hazırlıyoruz.

Kontör esaslı kullanımda aylık sabit ücret yerine, satın aldığınız paket kadar ödeme yaparsınız; kullanmadığınız belge için ödeme yapmazsınız. Bazı entegrasyon ve ek modül senaryolarında dönemsel ücretlendirme gündeme gelebilir. Hangi modelin size uygun olduğunu, aylık fatura adedinizi konuştuktan sonra net biçimde söyleyebiliyoruz.

Amacımız tam tersi: teklifte hangi kalemin neyi kapsadığını, kontörün ne zaman biteceğini ve yenileme maliyetinin ne olacağını baştan yazılı olarak paylaşıyoruz. Tek seferlik kalemlerle tekrar eden kalemleri ayrı ayrı gösteriyoruz ki yıllık toplam maliyetinizi önceden hesaplayabilesiniz.

Kurulumu bir bitiş değil başlangıç olarak görüyoruz. İlk faturaların doğru kesilmesi, iade ve iptal senaryoları, alıcının belgeyi reddetmesi, kontör takibi ve yıl sonu arşivleme gibi konularda telefon ve iletişim formu üzerinden ulaşabilirsiniz. Konya içindeki işletmeler için gerektiğinde yerinde destek de sağlıyoruz.

E-Fatura Konya, Meatek Yazılım ve Dijital Dönüşüm Hizmetleri tarafından yürütülen bir hizmet markasıdır. Başvuru, kurulum, kontör ve destek süreçlerinin tamamı Meatek ekibi tarafından sağlanır; sözleşme ve faturalandırma da aynı tüzel kişilik üzerinden yapılır.

Evet. Başvuru, kurulum ve destek uzaktan yürütülebildiği için şehir sınırı bir engel değil. Konya’ya odaklanmamızın sebebi, Selçuklu, Meram ve Karatay başta olmak üzere şehirdeki işletmelere yüz yüze görüşme ve aynı gün dönüş imkânı sunabiliyor olmamız.

Hayır. Buradaki içerikler işletme sahiplerinin süreci anlaması için hazırlanmış bilgilendirme metinleridir. Zorunluluk kapsamı, ciro eşikleri ve tarihler mevzuat değişikliklerine göre güncellenebildiği için firmanıza özel durumu mali müşavirinizle birlikte doğrulamanızı öneriyoruz. Teknik ve operasyonel tarafta ise her zaman yanınızdayız.