Altınekin, Konya Ovası’nın kuzeydoğu kanadında yer alan, ekonomisi tahıl tarımı ve hayvancılık üzerine kurulu bir ilçe. Buradaki işletme profili çok belirgin: geniş arazide üretim yapan çiftçiler, üreticiden ürün alıp depolayan ve şehir merkezine ya da başka illere satan tüccarlar, yem ve zirai girdi satan bayiler, tarım makineleri servisleri ve ilçe merkezindeki esnaf.
Bu yapının elektronik belge düzenine bakışı da kendine has. İşin temposu takvime değil hasada bağlı; belge sayısı yılın büyük bölümünde düşükken birkaç ay boyunca birden yukarı fırlıyor. Doğru kurulum yapılmazsa sistem tam da en çok ihtiyaç duyulan haftada engel çıkarıyor.
Altınekin’de hangi belge, kime gerekir?
Elektronik belge planı, işletmenin alım ve satım tarafına ayrı ayrı bakılarak yapılır. Altınekin’de bu ayrım özellikle net.
Satış tarafı: kurumsal alıcı mı, nihai tüketici mi?
Ürününü un fabrikasına, yem fabrikasına, tüccara veya kooperatife satan işletmelerde alıcı çoğunlukla e-Fatura kullanıcısı bir şirket. Bu durumda belge doğrudan sistem üzerinden karşı tarafa iletiliyor.
Buna karşılık ilçe merkezinde perakende satış yapan bayiler, market ve hizmet işletmeleri günlük satışlarının önemli bölümünü nihai tüketiciye yapıyor. Bu satışlarda e-Arşiv Fatura devreye giriyor. Her iki müşteri tipine birden satış yapıyorsanız ikisinin baştan birlikte planlanması gerekir.
Alım tarafı: müstahsil makbuzu meselesi
Altınekin’de en çok konuştuğumuz başlık burası. Vergi mükellefi olmayan üreticiden buğday, arpa, mısır, yem bitkisi ya da süt alıyorsanız düzenlemeniz gereken belge müstahsil makbuzu. Elektronik karşılığı olan e-Müstahsil makbuzu, özellikle çok sayıda üreticiyle çalışan firmalarda kayıt düzenini bambaşka bir yere taşıyor.
Kağıt koçanla çalışan bir tüccarın hasat döneminde günde onlarca makbuz düzenlediğini düşünün. Bu makbuzların tamamının dönem sonunda mali müşavire ulaştırılması, okunabilir olması ve eksiksiz kaydedilmesi gerekiyor. Elektronik ortamda düzenlendiğinde bu iş kendiliğinden çözülüyor; ayrıca hangi üreticiye ne kadar ödeme yapıldığı da anlık olarak görülebiliyor.
Hasat başlamadan kurulumunuzu tamamlayın. Altınekin’deki işletmeniz için hemen arayın: 0332 409 89 75 · Selçuklu / Konya ofisimiz: Konuma git
Sevkiyat yapıyorsanız irsaliyeyi de aynı plana koyun
Dökme ürün taşıyan, kamyonla düzenli sevkiyat yapan işletmelerde faturayla birlikte irsaliye de sürekli düzenleniyor. Faturayı elektronik hâle getirip irsaliyeyi kağıtta bırakmak, aynı bilgiyi iki ayrı yerde yönetmek anlamına geliyor.
e-İrsaliye tarafını başlangıçta değerlendirmenin bir avantajı da şu: sevkiyat sırasında yaşanan “irsaliye koçanı arabada kaldı” tipi aksaklıklar ortadan kalkıyor. Kapsam ve zorunluluk durumunuzu mali müşavirinizle teyit etmeniz gerekiyor; teknik tarafı biz kuruyoruz.
Başvurudan ilk faturaya: adım adım
Altınekin’den yürütülen bir başvuruda süreç şöyle ilerliyor.
İhtiyaç görüşmesi
Telefonda satış yapınız, alım tarafınız, aylık belge adediniz ve sevkiyat durumunuz konuşuluyor. Bu görüşme paket seçiminden çok, hangi belge türlerinin açılacağını belirliyor.
Bilgilerin doğrulanması
Unvan, vergi dairesi, vergi kimlik numarası ve adres bilgisinin resmi kayıtlarla birebir aynı olması gerekiyor. Adres değişikliği yapıp kayıtları güncellememiş işletmelerde süreç burada takılıyor. Gerekli belgelerin tam listesi e-Fatura başvurusu sayfasında.
Mali mühür ya da e-imza temini
Şirketler mali mühür, şahıs işletmeleri e-imza kullanıyor. Bu adım dış bir sürece bağlı olduğundan bekleme süresi doğabiliyor. Hasat dönemine yetiştirmek istiyorsanız en az birkaç hafta önceden başlamak gerekiyor.
Aktivasyon ve ilk kullanım
Hesap açıldıktan sonra ilk kontör yüklemesi yapılıyor ve belge kesilmeye başlanıyor. Kullanıcı eğitimi uzaktan bağlantıyla tamamlanıyor. Haftalara bölünmüş bir örnek plan için e-Faturaya geçiş sayfasına bakabilirsiniz.
Sezonluk tempo için kontör stratejisi
Altınekin’deki işletmelerin çoğunda belge grafiği yılın belirli aylarında zirve yapıyor. Bu yüzden kontör planını üç soruya göre kuruyoruz:
- Geçen yılın en yoğun ayında kaç belge düzenlediniz?
- Sezon kaç hafta sürüyor?
- Sezon dışında aylık ortalama adediniz nedir?
Bu üç sayı elimizde olduğunda paket büyüklüğü tahmin işi olmaktan çıkıyor. Bakiyenin kritik seviyeye inmesi durumunda arayıp haber veriyoruz; böylece alım kuyruğu varken sistemin durması gibi bir durum yaşanmıyor.
Geçen yılın hasat dönemi rakamlarını paylaşın, paketi birlikte belirleyelim: 0332 409 89 75 · Konuma git
Mali müşavirle iş bölümü
Altınekin’deki pek çok işletmenin mali müşaviri Konya merkezde. Bu tabloda en sık yaşanan sorun, iki tarafın da diğerinin işi yaptığını sanması. Biz iş bölümünü baştan yazılı hâle getirmeyi tercih ediyoruz.
Mali müşaviriniz zorunluluk durumu, kayıt düzeni ve dönem işlemlerinden sorumlu. Biz başvuru, aktivasyon, kullanıcı tanımları, kontör ve günlük kullanım desteğinden sorumluyuz. Aradaki köprü, ilk görüşmede üç tarafın birlikte konuşmasıyla kuruluyor. Bu tek görüşme, sonradan yaşanacak günlerce süren yazışmayı ortadan kaldırıyor.
Muhasebe tarafında e-Defter gündeme geliyorsa onu da aynı planın içine almak mantıklı; ayrı ayrı ilerlemek genelde tekrar iş çıkarıyor.
Sözleşmeli üretim ve kooperatifle çalışanlar
Altınekin’de üretimin bir bölümü sözleşmeli olarak, bir bölümü ise kooperatif üzerinden yürüyor. Bu iki yapı belge düzenini doğrudan etkiliyor.
Sözleşmeli üretimde alıcı firma çoğunlukla büyük ölçekli ve elektronik belge kullanıyor. Faturanın hangi tarihte, hangi parti bilgisiyle ve hangi teslim şartına göre düzenleneceği sözleşmede yazıyor. Belgenin bu bilgilerle uyumlu olması ödemenin zamanında yapılmasını sağlıyor; uyumsuzluk çıktığında ise ödeme dönemi kayıyor. Kurulumda bu alanların belgede doğru yerde görünmesini baştan ayarlıyoruz.
Kooperatif üzerinden çalışan üreticilerde ise akış farklı işliyor. Ürün kooperatife teslim ediliyor, satış oradan yapılıyor. Bu durumda kimin hangi belgeyi düzenleyeceği baştan netleşmeli; aksi hâlde aynı teslim için iki ayrı kayıt ya da hiç kayıt oluşmayan bir boşluk ortaya çıkabiliyor. Bu ayrım muhasebe kaydını ilgilendirdiği için mali müşavirinizle birlikte konuşulması gereken bir konu.
Her iki yapıda da tavsiyemiz aynı: sezon başlamadan bir kez oturup akışı yazılı hâle getirin. Hangi belgeyi kimin, ne zaman düzenleyeceği belli olduğunda hasat dönemi çok daha sakin geçiyor.
Gelen fatura tarafını da çalıştırın
Elektronik belge denince akla önce kesmek geliyor, oysa Altınekin’deki işletmelerin çoğu aynı zamanda yoğun bir alıcı. Yem, gübre, tohum, mazot, yedek parça ve nakliye faturaları da artık elektronik ortamdan geliyor.
Gelen belgelerin sistemde görüntülenmesi, tarihe ve tedarikçiye göre aranabilmesi ve gerektiğinde toplu şekilde dışa aktarılabilmesi, mali müşavirinizle olan aylık trafiği ciddi biçimde azaltıyor. Kağıt döneminde dosyaya kaldırılıp dönem sonunda aranan faturalar, elektronik düzende birkaç saniyede bulunuyor.
Kurulumda gelen fatura tarafını da tanımlıyor, hangi belgelerin kim tarafından kontrol edileceğini baştan belirliyoruz. Özellikle sezonda çok sayıda tedarikçiyle çalışan işletmelerde bu alışkanlık, ödeme takibini de düzene sokuyor.
Sahada en sık gördüğümüz üç hata
Paketi tahminle seçmek. “Ayda şu kadar keseriz herhâlde” cümlesiyle alınan paketler hasat döneminde bitiyor. Geçmiş yılın gerçek adedine bakmak birkaç dakikalık iş.
Sertifikayı en sona bırakmak. Mali mühür veya e-imza dış bir sürece bağlı. Diğer her şey hazır olsa bile sertifika gelmeden ilerlemek mümkün değil.
Süreci tek kişiye bağlamak. Fatura kesmeyi yalnızca bir kişi biliyorsa, o kişinin olmadığı gün iş duruyor. En az iki kullanıcı tanımlamak basit ama etkili bir önlem.
İlk hafta neye dikkat etmeli?
Geçişin gerçekten sınandığı dönem ilk hafta. Altınekin’deki işletmelere üç şeyi öneriyoruz.
Birincisi, kestiğiniz ilk belgelerin karşı tarafa ulaştığını teyit edin. İkincisi, gelen fatura tarafını da çalıştırın; sadece kesmek değil, size gelen belgeleri görmek de sürecin parçası. Üçüncüsü, hatalı bir belgede ne yapılacağını sakin bir günde bir kez deneyin. İptal ve itiraz sürecini yoğun bir alım gününde öğrenmek çok daha zor.
Altınekin ve komşu ilçeler
Aynı çalışma modelini Konya’nın diğer ilçelerinde de sürdürüyoruz; ilçe sayfalarının tamamına başvuru noktaları listesinden ulaşabilirsiniz.
Başlamak için vergi levhanız ve geçen yılın yoğun dönemine ait yaklaşık belge adediniz yeterli. Maliyet kalemlerini önceden görmek isterseniz e-Fatura fiyatları, kısa yanıtlar için sık sorulan sorular sayfası yardımcı olur. Doğrudan yazmak isterseniz iletişim sayfasındaki kanalları kullanabilirsiniz.
